La scène est classique. Vous êtes en entretien individuel avec un collaborateur. Vous avez bloqué 30 minutes dans l'agenda. Vous vous installez. "Alors... quoi de neuf ?" Le collaborateur hésite. "Euh... ça va, rien de spécial." Silence. Vous regardez vos notes. "Et les projets, ça avance ?" "Ouais, ça avance." Re-silence. Vous finissez par parler de la météo, du dernier match, ou d'une anecdote du bureau. La réunion dure 12 minutes. Vous avez tous les deux l'impression d'avoir perdu votre temps.
Le problème ? Pour beaucoup de managers (surtout en PME, où l'on est promu pour son expertise technique, pas pour sa formation au management), le 1-on-1 est un exercice difficile. On ne sait pas quoi dire, on confond ça avec un "point projet", on a peur du silence, on reste en surface. Résultat : ces 30 minutes qui devraient être le moment le plus stratégique de la semaine deviennent une obligation bureaucratique sans âme.
Pourtant, l'entretien individuel est votre outil n°1 pour la motivation, la rétention et le bien-être de vos équipes. C'est là que se joue la confiance. C'est là que vous captez les signaux faibles avant qu'ils ne deviennent des démissions. Voici comment le structurer et quelles questions poser pour enfin arrêter de parler de la météo.
1-on-1 vs. Réunion d'équipe : pourquoi ce n'est pas (du tout) la même chose
Beaucoup de managers confondent l'entretien individuel avec une mini-réunion d'équipe. On fait le tour des projets en cours, on donne des instructions, on vérifie l'avancement. C'est une erreur fondamentale. Ces deux formats ont des objectifs radicalement différents.
La réunion d'équipe sert à aligner (le "Nous")
Coordonner le travail collectif, diffuser l'information, synchroniser les efforts.
C'est une communication "un-vers-plusieurs". Le manager parle, l'équipe écoute et pose des questions. On parle de projets, de deadlines, d'organisation collective.
Objectif clair : tout le monde doit ressortir avec la même compréhension des priorités et de qui fait quoi. C'est de la coordination, pas de la connexion.
Le 1-on-1 sert à connecter (le "Tu")
Comprendre les blocages individuels, le bien-être, les aspirations professionnelles de la personne en face de vous.
Si vous passez 30 minutes à parler de l'avancement des projets, vous avez raté votre 1-on-1. Cette réunion n'est pas la vôtre, c'est celle de votre collaborateur.
Votre rôle : écouter 80% du temps, poser des questions qui font réfléchir, identifier ce qui bloque, ce qui motive, ce qui inquiète. C'est un espace sécurisé pour dire ce qu'on ne dirait jamais en réunion d'équipe.
💡 La règle des 80/20
Dans un 1-on-1 réussi, votre collaborateur parle 80% du temps. Vous, vous écoutez, vous posez des questions, vous creusez, vous reformulez. Si vous parlez plus que lui, vous êtes en train de faire une réunion de reporting, pas un entretien individuel.
La structure simple d'un 1-on-1 efficace (La Formule 10/30/10)
Un bon 1-on-1 a besoin d'une structure. Sans cadre, la conversation part dans tous les sens ou reste en surface. Voici une formule simple que vous pouvez adapter à votre style : 10/30/10.
10 minutes - Connexion (Passé/Présent) : "Comment vas-tu vraiment ?"
Créer un espace de confiance et sortir du mode "professionnel robotique".
Si vous attaquez directement par "Alors, le projet X ?", vous passez à côté de l'essentiel. Votre collaborateur n'est pas un robot. Il arrive avec son humeur, son contexte, ses préoccupations.
Commencez par une vraie question de connexion : "Comment tu te sens cette semaine ?" "Qu'est-ce qui t'a donné de l'énergie récemment ? Et qu'est-ce qui t'en a pris ?" Laissez la personne poser le décor avant de plonger dans le concret.
30 minutes - Le Cœur (Présent/Futur) : Les sujets du collaborateur
Explorer les blocages, les frustrations, les aspirations, les besoins de soutien.
C'est ici que se joue tout l'entretien. Si vous n'avez pas préparé de questions, vous allez tourner en rond.
Posez des questions ouvertes (voir les 15 exemples plus bas). Creusez quand une réponse vous semble superficielle. "Tu dis que ça va, mais j'ai senti une hésitation. Qu'est-ce qui se passe vraiment ?" Identifiez les actions concrètes que vous pouvez mettre en place ensemble.
10 minutes - Alignement (Futur) : Votre feedback et les actions
Clore la discussion avec des engagements clairs et un éventuel feedback de votre part.
Un 1-on-1 qui se termine dans le flou est inutile. Personne ne sait ce qui doit se passer ensuite.
Récapitulez les points clés : "Ok, donc on a parlé de X et Y. De mon côté, je vais faire A. De ton côté, tu vas faire B. On en reparle dans 2 semaines." Si vous avez un feedback (positif ou constructif) à donner, c'est le moment. Mais ce n'est pas obligatoire à chaque 1-on-1.
15 questions puissantes pour arrêter de parler de la météo
Voici la partie concrète que vous attendiez : 15 questions à poser lors de vos entretiens individuels. Elles sont classées par thème. Vous n'allez pas toutes les poser à chaque fois, mais gardez-les sous la main pour varier et approfondir vos échanges.
Pour parler bien-être et charge de travail
- "Sur une échelle de 1 à 10, comment évalues-tu ta charge de travail cette semaine ?"
Cette question quantifie le ressenti et permet de suivre l'évolution dans le temps. Si la réponse est 8 ou 9, creusez : qu'est-ce qui pèse le plus ? - "Qu'est-ce qui t'a donné de l'énergie la semaine dernière ? Et à l'inverse, qu'est-ce qui t'en a pris ?"
Excellente question pour identifier ce qui motive vraiment la personne et ce qui la draine. Vous pourrez ajuster ses missions en conséquence. - "Comment te sens-tu par rapport à ton équilibre vie pro / vie perso en ce moment ?"
Une question sensible mais essentielle. Si l'équilibre est rompu, la performance et le bien-être vont s'effondrer tôt ou tard.
Pour identifier les blocages (les "roadblocks")
- "Si tu avais une baguette magique, quelle est la chose que tu changerais dans nos process actuels ?"
Cette question libère la parole. Elle permet d'identifier les irritants du quotidien que vous ne voyez peut-être pas. - "Y a-t-il un sujet sur lequel tu te sens bloqué ou sur lequel tu aimerais mon aide ?"
Question directe et actionnable. Soit la personne a un blocage concret, soit tout va bien. Dans les deux cas, vous savez où vous en êtes. - "De quoi as-tu besoin de ma part pour avancer plus sereinement ?"
Variante de la précédente, plus orientée "support". Ça peut être du temps, des ressources, une décision, une clarification.
Pour parler carrière et développement
- "Quelle partie de ton travail aimerais-tu faire plus souvent ? Et moins souvent ?"
Permet d'ajuster progressivement les missions pour maximiser l'engagement. Personne n'est motivé par tout, il faut trouver le bon équilibre. - "As-tu l'impression d'apprendre et de grandir en ce moment ?"
Question cruciale pour la rétention. Si la réponse est "non", c'est un signal d'alarme. Les gens qui n'apprennent plus finissent par partir. - "Y a-t-il une compétence que tu aimerais développer ou un projet sur lequel tu aimerais être impliqué ?"
Ouvre la porte aux discussions sur l'évolution professionnelle. Vous identifiez les aspirations et pouvez créer des opportunités.
Pour parler collaboration et feedback
- "Comment se passe la collaboration avec le reste de l'équipe ?"
Les tensions interpersonnelles sont souvent cachées. Cette question ouvre un espace pour en parler avant que ça ne dégénère. - "Qu'est-ce que je pourrais faire (en tant que manager) pour mieux t'aider ?"
Question d'humilité qui montre que vous êtes ouvert au feedback. Peu de managers la posent. C'est pourtant l'une des plus puissantes. - "Y a-t-il quelque chose que j'ai fait récemment qui t'a aidé ? Ou au contraire, qui t'a freiné ?"
Variante encore plus directe. Attention : ça demande du courage et de l'ouverture pour entendre la réponse sans se justifier.
Les questions "ouvertes" de fin
- "De quoi n'a-t-on pas parlé que tu aimerais aborder ?"
Question "filet de sécurité". Elle donne une dernière chance d'aborder un sujet important qui n'a pas encore été évoqué. - "Quelle est ta priorité n°1 avant notre prochain 1-on-1 ?"
Aide à clarifier ce qui compte vraiment pour la personne dans les prochaines semaines. Vous pouvez aligner votre soutien là-dessus. - "Sur quoi es-tu le plus fier cette semaine ?"
Termine sur une note positive. C'est une forme de reconnaissance qui valorise les réussites, même petites.
L'erreur : arriver au 1-on-1 "à l'aveugle"
Vous avez maintenant 15 questions puissantes. Parfait. Mais il y a un problème. Ces questions dépendent de la mémoire et de l'humeur du jour.
Demander "Comment va ta charge de travail ?" un vendredi après-midi calme, après une semaine tranquille, n'aura pas du tout la même réponse qu'un mardi matin en plein rush, après une semaine d'enfer. Votre collaborateur va vous dire "Ça va", même si objectivement, ça ne va pas. Parce qu'à l'instant T, ça semble gérable.
Le vrai enjeu n'est pas de poser la question, c'est de connaître la tendance. Est-ce que la charge de travail s'améliore ou se dégrade ? Est-ce que le moral remonte ou chute ? Est-ce que c'est un problème individuel ou collectif ?
Sans cette vision, vous arrivez au 1-on-1 "à l'aveugle". Vous devinez. Vous improvisez. Et vous passez à côté des vrais sujets de fond.
Comment KokoPulse prépare 80% de votre 1-on-1
Imaginez maintenant que vous ne devinez plus. Imaginez que vous savez, avant même de vous asseoir, quels sont les sujets qui méritent d'être creusés. C'est exactement ce que permet KokoPulse.
Passer de "Deviner" à "Savoir"
Utiliser les données anonymes pour identifier les tendances de l'équipe et préparer vos 1-on-1.
Sans données, vous arrivez avec vos questions génériques et vous espérez que votre collaborateur va s'ouvrir. Mais souvent, il ne le fait pas. Soit par pudeur, soit parce qu'il ne se rend pas compte lui-même de la dégradation progressive.
Les sondages "pulse" anonymes de KokoPulse mesurent régulièrement (hebdo, bi-mensuel, mensuel) les dimensions clés : charge de travail, reconnaissance, relation manager, clarté des objectifs. Vous voyez les scores et les tendances avant le 1-on-1. Vous savez où creuser.
🔄 L'exemple qui change tout
Avant (sans KokoPulse) :
"Salut, ça va la charge de travail ?"
Réponse vague : "Euh oui, ça va, c'est le rush mais ça va..."
Vous ne savez pas si c'est grave ou pas. Vous passez à autre chose.
Après (avec KokoPulse) :
"Salut. J'ai vu dans les résultats anonymes que le score de 'Charge de Travail' de l'équipe a baissé de 10 points ces deux dernières semaines. Je le ressens aussi. Parlons-en. Qu'est-ce qui coince pour toi en ce moment ?"
Vous arrivez avec un constat factuel. La conversation est instantanément plus profonde. Votre collaborateur sait que ce n'est pas juste une question de routine, c'est un vrai sujet. Il s'ouvre.
La différence est immense. Vous n'êtes plus un "devin" qui espère tomber sur le bon sujet. Vous êtes un "facilitateur" qui réagit à des données concrètes. Vos 1-on-1 deviennent des conversations stratégiques, pas des rendez-vous bureaucratiques.
Et le meilleur ? C'est anonyme. Vous ne savez pas qui a répondu quoi individuellement (seuils de 3 et 5 réponses), mais vous voyez les tendances de l'équipe. Vous pouvez donc dire en 1-on-1 : "Je vois que l'équipe a un souci, toi aussi tu le ressens ?" sans jamais briser la confiance.
Un 1-on-1 réussi peut sauver des semaines de productivité (et éviter une démission)
30 minutes. C'est tout ce qu'il faut pour transformer une semaine qui part en vrille, identifier un blocage avant qu'il ne devienne chronique, ou simplement montrer à votre collaborateur qu'il compte vraiment.
Mais pour que ces 30 minutes aient de l'impact, il faut arrêter d'improviser. Il faut avoir les bonnes questions. Il faut arriver préparé. Et la meilleure préparation, ce n'est pas de relire vos notes de la dernière fois (même si c'est important), c'est de connaître les vrais sujets de fond de votre équipe avant même de vous asseoir.
Les 15 questions de cet article vous donnent le cadre. Les données anonymes de KokoPulse vous donnent le contexte. Ensemble, ils transforment vos 1-on-1 en véritables leviers de rétention, de motivation et de performance.
Ne gâchez pas ce moment. Ne parlez plus de la météo. Vos collaborateurs méritent mieux. Et vous aussi.
Prêt à transformer vos entretiens individuels ?
Arrêtez d'arriver à vos 1-on-1 les mains dans les poches. Utilisez les tendances anonymes de KokoPulse pour savoir exactement de quoi votre équipe a besoin de parler. Vous verrez les scores et les évolutions sur la charge de travail, la reconnaissance, la relation manager, et bien d'autres dimensions clés.
Vos 1-on-1 deviendront des conversations stratégiques, pas des rituels creux. Et vos collaborateurs sentiront la différence.
C'est gratuit pour commencer. Lancez vos premiers sondages pulse, identifiez les tendances de votre équipe, et préparez vos prochains entretiens individuels avec les bonnes données. Démarrez avec KokoPulse.